会議を効率化するために

会議室

仕事をする上で会議は担当者同士で意思伝達をするためのツールとして日常的に行われています。

会議は元々その議題のなかでアイディアを出して会社をけん引することが本来の目的ですがただ集まって会議を開くだけでは時間の無駄になってしまうのです。そこで、多くの日本の企業では会議の本来の意味を見失い形骸化している企業が多いなか効率的に会議をするための方法を紹介します。

人数が少なくするのが秘訣

日本は、OECD(経済協力開発機構)でも36か国中21位と、ダントツではありませんがかなり労働生産性が低い値を示しています。日本の会議に使われる時間は非常に長いことで知られていますが、先に挙げた順位の低さと無関係であるとは言い切れないでしょう。

本来会議というのは、周りの意見を経営者がヒアリングし、経営方針を決定するためにあるものです。世界で15億人ものユーザーを擁するマイクロソフトではWINDOWS95の開発で優位だと思われていたグループの意見を覆し、ユーザーにとって利便性のある操作方法を開発したチームの意見を取り入れて現在まで至ります。

その際のCEOであるビル・ゲイツは双方の開発者の意見を聞いてから決断するまで30秒程度でした。日本の場合、一人ずつ意見を聞いたり、尊重したりする悪い意味での平等主義がはびこったために会議が長くなる傾向があります。また、本当に必要な会議は5人程度で済むでしょう。

アメリカの現役大統領ドナルド・トランプはツイッター大統領としてバカにされがちですが、彼は数人の顧問と話し合い、その場で決定する方式をとっています。本当に必要な会議はNSA(国家安全保障局)さえもはさまないで側近とトランプ3人程度で行われることもしばしばありますが、それでもさまざまな政策で結果を出しています。

人数が多ければ多いほど、決定事項が多くなりややこしくなることを知り尽くしているからでしょう。外国と日本を比べるなという人もいるかもしれません。しかし、意思決定は数人で行うと実は円滑に物事が進むのです。

貸し会議室を利用するのも手

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貸し会議室・レンタルスペース【AP貸し会議室】

会議が長くなる理由として、社内会議室というのも一つの理由でしょう。

社内にあるから便利かと思いきや、気持ちの入れ替えができないまま会議に臨むのでダラダラと長時間の会議になってしまいがちに。そこで、貸し会議室で会議をすることをおすすめします。現在は、上記のように都市部を中心に貸し会議のサービスを展開する企業も多く、よほどの遠隔地で働いていない限り、借りるのに苦労はしないでしょう。

実際、場所の異なる会議室なら、いつもと違う新鮮な環境で会議ができる上、借りられる時間も決まっているので決定すべきことを早めに決められるという利点があります。また、スピーカーやプロジェクターのような会議に必要な備品はほぼそろっているので、さらに仕事の効率化が可能となります。