営業活動において、案外その重要性が見過ごされがちになっているのが「時間短縮」という概念です。
営業の仕事は客先を回りながら受注を得ていくという作業を中心に、そのために資料を作成したり契約をするときの内容を整えていったりします。
ほとんどの企業において営業スタッフは昼間の時間帯は客先を回って仕事を集め、夕方以降に社内に戻ってその内容にかかわらる事務処理をしていきます。
できる営業スタッフになるほど、その仕事を他の人にあまりまかせようとせず、自分ひとりで抱え込んで行おうとしてしまいがちです。
反対に人によく仕事をお願いする営業スタッフになると、
いつ誰にどんなふうに仕事を依頼したかという管理を忘れてしまって、大切な客先との納期に間に合わなかったりギリギリになってしまったりということが起こります。
見える化
それらを同時に解消するためには、営業における仕事を「見える化」することが大切になります。
かつて紙面で業務管理をしていた頃では、どうしても書類の整理や把握が個人の仕事になってしまうことも多く、なかなかスタッフ全員で情報を共有することができにくくなるという問題点がありました。
ですが、現在においてはまずほとんどの企業は営業に係るデータをパソコンによるオンライン管理に以降しているかと思われるので、
それらを適切なツールによって共有化していくことが、営業業務の見える化につながっていきます。
オンラインで管理
オンライン上で管理できる営業情報としては、
・営業スタッフの予定…１日の予定と実際の達成状況。月ごとのスケジュール。
・業務にかかる時間記録…移動や書類作成など、営業活動以外の時間はどのくらいか。
・帰社時間と残業時間…誰がどのくらいの時間まで会社にいるか。残業は月に何時間か。
・業務の依頼状況と達成状況…営業以外のスタッフに依頼した業務はどうなっているか。
・顧客訪問状況チェック…誰がどの顧客先を回ったかという記録。
・ミスチェックシート…ミスやヒヤリハットがあった場合の記録。
などがあります。
他にもその企業独自に記録しておくべき項目があれば追加をしていきます。
これらは必ずしもオンラインでのツールを使用しなくても、ホワイトボードや日報などで代用することはできます。
ですが、社内でオンラインネットワークが構築できていれば一元的に情報を管理することができるのであちこちで違った方法で記録をしなくてもすむので便利です。
例えば、勤怠管理システムを使うとスタッフの労働時間・残業時間の管理が一元的にお香ことができます。
勤怠管理の方法としても
・ICカード認証打刻
・モバイル/PC打刻
・カラーコード(カメレオン)打刻
・指紋認証打刻
などがあります。
社内スタッフのリテラシーを高めるとともに、どのような機器を使うかも検討してみるとよいでしょう。
大切なのは記録をすることではなく、記録した内容をどのように業務に具体的に生かしていくかということです。
上手にツールを使用して、業務の改善をめざしましょう。
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