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・スケジュールで営業効率をあげる

営業は基本お客様先を訪問するので、社内にいるよりも外にいるほうが多い職務となります。しかし、外回りをすることでその人のスケジュールが読みづらかったり、アポイントを取りたいけど取れないなど、さまざまな弊害も現れます。

営業が社内にずっといる会社は少し不安が残る事もありますよね。それくらい営業は外にでてお客様先を訪ねてなんぼの世界です。

そのため営業担当と本社在中の担当との連携はその会社の業績がどう結果を出せるかという部分にも大きく関わってくるものになるんですね。

・スケジュール管理の課題

営業担当が外出先にいて、スケジュールが分からない、今どこにいるのか分からない、帰社時間が分からないなどはお客様からの問い合わせに対して機械損失の可能性を増やしてしまいます。

もちろん現在はほぼ一台ずつの携帯電話を所有しているので、だいたいの連絡がつきますが、その担当が今どこらへんにいるのかを把握するのも会社のメンバーにとっては重要だったりもします。

また営業担当が外出先でお客様との商談中、商品の在庫や他の担当の予定が分からないというケースの場合もあります。リアルタイムに状況を把握出来るという事は機会をつくりだし、商談を成功させる秘訣でもあります。

営業担当が会社にもどってからの報告書の作成についても担当にとっては頭の痛いものではないでしょうか。効率のよい方法があればこの残業は本来なかったものだと考え始めたらキリがないですよね。

・スケジューリングがもたらす効率化

そういった課題を解決させる方法として、スケジュールの管理をグループウェアを利用して共有化させるという方法があります。

通常スケジュールは個人の手帳に記入して管理していきますが、関連する人が多くなってくると自分だけのスケジュール帳だけだと仕事が回らなくなります。

そこでスケジュールをグループウェアのような複数人と共有可能なソフトウェアに残すことによって関連するメンバーが各人の行動を確認することができるので、効率的な情報共有が可能になります。

また連絡を取りたくても取れずにやきもきするようなことも少なくなるので、お互いの関係性も良好になりますね。

・レポート機能をうまく利用する

外出が多い社員の悩みとして、レポート業務の工数がかかるという事ではないでしょうか。これもグループウェアをうまく活用することによって効率のよいレポートが行えます。
スケジュールのテンプレートなども用意してある場合もあるので、有効に活用して効率化を勧められますし、自分の一日のスケジュールを思い起こしながら日報をつける必要もありません。

その日のスケジュール管理をするだけで、日報は出来上がるので、かなりの時間短縮になります。