浅野金属工業

・出張が多い営業の悩み

浅野金属工業株式会社では、営業担当が外回りをする事が多く、情報の連携に非常に苦労していました。出張に出ている営業の日報をこれまではFAXで本社に送り、その日報をもとにお客さんの情報を共有していたのです。

拠点は本社のある新潟県三条市のみなので、遠方に出張するとなると2〜3日はほぼかかってしまいます。そうなると情報の共有に時間がかかってしまったり、お客さんの対応の対策を社員同士で話す機会もなくなってしまうのです。

また営業日報を紙に書いてFAXで送信するというのも非常に工数がかかり、出張先でホテルで一息ついても日報作成で時間を取られてしまうのです。

・電子化の推進

このアナログな日報の影響を受け、社内での情報共有が遅延してしまったり、うまく伝わらない事が多くなってしまい、なんとかしなければという事で社内日報の電子化のプロジェクトが発足しました。
最初は営業担当からの反発も覚悟したそうです。それまではパソコンのスキルが無くても手書きでできていたものが、キーボードで文字を入力しなければならないので、抵抗があると感じていたのです。

しかし、そこまで大きな反発はなく、すんなりと電子化が進みました。結果出張の多い営業担当も日報の電子化を進めることで負担が軽減したのです。

この電子化での利点としては、工数の軽減だけではなく、情報の伝達の早さという意味でもかなりの効率化が期待出来るものです。

紙で情報共有をする場合、紙自体の受け渡しのタイミングが狂ってしまうと、未読の人の手に渡るまでに時間がかかってしまうことがあります。そうすると書類に係るメンバーすべてが読み終わるまでに、相当な時間が掛かり、効率が落ちてしまうのは明確ですよね。

また書面を読んでいるのか、読んでいないのかも紙媒体を使っていた場合はわかりづらいという欠点があります。その分電子化した場合だと、既読、未読の把握がひと目でわかったり、システムを構築することで読んでいない時にアラートを出すことも出来ます。

しかも、デバイスさえあればどこでも確認することが出来るというのも利点の一つですね。

・電子化の嬉しい誤算

もとは営業日報の工数削減でスタートした電子化でしたが、予想以上に情報共有にスピードアップ化は効果がありました。これまでは遅れて到着する日報を見ることで、営業担当から相談のあった対応を事後に行うというのがほとんどのケースでしたが、日報を読んだ関連部署が対応するだけではなく、機転を効かせて先に作業を進めるようになったのです。

各関連部署が連携すると予想以上の効果を出します。この効率化は本来の期待値よりも高い結果を残せた良い例ですね。