効率化事例

業務の効率化は、今では一企業内の利益増幅のためのものではなく、社会全体が抱える大きな問題にもなっています。

政府も長引く不況による企業の人員大幅削減とそれにともなう個人の業務負担増加のために年々長くなっていく就業時間を問題視し、大手企業を中心に業務時間の短縮につながる業務改善計画の提出を求めています。

その流れを受け、総務省からは民間企業において業務改善計画によって大幅に業務内容を効率化させることができた事例を積極的に紹介するようにしています。

業務改善計画

業務改善計画において大切なのは、

①業務の洗い出しとムダの除去作業
②業務フローの改善
③従業員各自の業務改善のための努力

の3つであるとして、各企業がそれぞれの社内組織に応じて適用していくことを求めています。
具体的には、キヤノン株式会社や株式会社東京コンサルタントといった大手企業が自社内で取り組んだ内容を公表しています。

この二社において共通して問題として挙げられたのが「会議時間が長すぎる」ということです。
キヤノン株式会社では、①の業務の洗い出しを行ったところ、日常業務のうち6~7割にも及ぶ長さの時間が会議時間に当てられているという実情を把握するにあたり、株式会社東京コンサルタントではミーティングが長すぎると感じるスタッフの意見から短縮のための方法を探すようにしています。

長すぎる会議はその時間内複数のスタッフの時間を拘束してしまう他、十分に準備をしていないうちに出席することで議論に積極的に参加をすることができなかったり、結論がはっきりしないまま終了になったり、出された結論に対して出席者の多くが納得できないといった多くの問題を生み出します。

本来的には平等な立場での活発な議論を促すためや、一元的に報告を行うという目的のために行われていた会議も、惰性で繰り返されるうちに次第に会議をするための会議になってしまうということがよくあります。
これは大企業だけでなく中堅~中小企業でもしばしば見られる状況です。

これに対してキヤノン株式会社では、会議における「見える化」をはかるため、会議を開くときにはまず先に「何を決めるか」といったゴールを明確に設定し、その目的達成のための役割分担を事前にホワイトボードなどを使って周知徹底させるという方法を行いました。

また、会議をする場合には必ず開始時刻だけでなく終了時刻も明確に示し、終了予定時刻の5分前には会議を終わらせるという習慣を徹底させました。
そのことによりその後の予定が詰まって他の業務がおすようなこともなくなり、業務が円滑に流れるようになっていったといいます。
同様に会議時間を少なくするための工夫は各企業で真剣に取り組みがされています。

参考:民間企業等における経常的な効率化方策

他にも会社組織の中でおこりがちな問題点について、具体的な改善策をとっていき、成功させることができた企業も数多くあります。

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