効率化する

仕事が遅いと言われている人は、なぜかみな共通した特徴をもっているものです。
同じ業務課に所属していて、それほど違った仕事をしているわけでもないはずなのに、ある人は毎日ほとんど定時で上がっているのに、もう一人は8時9時といった遅い時刻までかかってもまだ仕事を終えることができない。
そんな状況も企業ではかなり頻繁に起こっています。

個人ごとに帰社時間が著しく違うという場合、その原因として考えられるのが大きく2つの理由です。
それは「仕事が特定の人にだけ集中しすぎてしまっている」もしくは「個人の仕事処理能力に大きな差がついている」ということです。

特定の人にだけ仕事が集中するのは、社内の人間関係や担当をする人の性格によるところが多いので、その改善のためには周囲の人だけでなく管理職や経営者が本気で取り組まなくてはいけません。
個人の処理能力による差であるなら、それは業務の処理方法が個人の裁量に任されすぎていることが考えられるので、マニュアルの作成などにより平均的に仕事の処理ができるしくみを作っていきます。

なお、残業代がほしくてわざと仕事にかける長さを増やしているというケースもありますが、それは問題外なので今回は説明しません。

時間がかかる人の特徴

同じ業務をしていてもなぜか時間がかかってしまうという人に共通している特徴としては、

・仕事をいつまでに終わらせるというゴールを決めて作業をしていない
・自分がどのくらいの速さで仕事ができるか理解していない
・机の上や持ち物を入れる場所の整理整頓ができていない
・毎朝眠そうに出社をしてきて、午前中はだらだらしていることが多い
・仕事の優先順位がわからない。決めずに思いつきで仕事をしている

ということが挙げられます。

反対に考えれば、これらを改善していけば誰でも仕事のスピードを全体的に高めることができるということになります。

このうち最初に取り組んでもらいたいのが、午前中の仕事内容の改善です。
仕事時間が多く残業時間が長い人をみてみると、大抵の場合午前中はほとんど仕事をしておらずだらだらした時間を過ごしていたりするものです。
これは「どうせ残業すればよい」という気持ちがどこかにあるため、朝の時間から早めに終わらせようという行動ができないことに起因しています。

反対に定時で上がることが多い人は、重要な業務は早い時間にさっさと仕上げてしまっていることがほとんどです。
まず時間を短縮するためには、午前中の仕事の密度を上げていくことを目標にするべきでしょう。

また、机の上や書類を入れる棚の整理整頓ができていない人は、今行っている仕事内容をうまく把握することができないので、結果的に積み上げた順に仕事をこなしていく方法になってしまいます。
仕事の納期や重要度から優先順位をうまくつけられるようになると、効率が高まり早く仕事を終わらせることができるようになります。