フレックスシステムズ

・効率化プロジェクトのスタート

フレックスシステムズはシステム開発を主に行う会社で、お客様からの要望にあったシステムをコンサルティングを通じて構築し、お客様に納品するという業務を行っています。

ある企業様から3ヶ月でシステムの入れ替えを検討しているというオファーがあり、当時の担当者は3ヶ月という非常に短い納期の中で東奔西走しました。3ヶ月って結構期間あるのではと思う人もいらっしゃるかもしれません。しかし構築であったり開発という業務の中で、3ヶ月はかなり短いものです。あっという間に時間だけが過ぎてしまいます。その期間内で構築から納品までしようとすると、かなりの労力を使います。

最初が無理かと思われていたという依頼内容、しかしそれを克服しようとする努力不可能を可能にし、またお客様にも十分喜んでもらえる商品の提供が出来たのです。

・社内効率化のステップ

今回の依頼で、まずお客様との入念なお打ち合わせからスタートします。納期が極端に短いという事もあり、お客様側の担当者様にもシステムの基本設計の部分までお願いしたりしながらのスタートとなりました。

このプロジェクトでのお客様企業の効率化としては、それまで業務で使用しているシステムでは営業効率を向上するのが難しい為、今回の製品の入れ替えにて、効率的な営業活動を目指すのです。

企業の抱える問題点としては、システムで管理しているデータベースがあちこちに点在している為、検索の効果が見えにくいという問題点がありました。
またそういった環境下での資料作成ですから、資料作成をする事がゴールではなく、資料をつくり上げるためのデータの検索がゴールになってしまいがちなのです。

システムの効率化としは、これまで資料の種類毎に保管していたものを、お客様毎に保存すること、そしてそれをシステム化することにより、属人化した資料作成を、システムである程度自動化することによって、人にかかる負担をなるべく軽減する事でした。

・プロジェクトを成功に導くために

新しい基幹システムを会社に導入するためには、非常に念密な設計の打ち合わせ、利用シーンの想定、スケジュール、利用者へのレクチャーなど、たくさんのステップを踏まないと先に進みません。

それでもシステムを変更するということは、それなりの理由があります。今回の例でいうとやはり営業の工数削減という事です。営業は営業業務に集中出来なければ、会社全体が売上をあげることが出来ません。
そのためにも営業のバックヤード作業の工数を削減させ、負担を軽減させなければなりません。使い勝手が少し良くなっただけで、工数は非常に効率化します。
情報の一元管理はそれくらいおおきなメリットを生み出す方法なんですね。